開催地域でのコロナ集団感染、自然災害の影響によるイベント中止の判断基準とガイドライン

開催地域にてコロナの集団感染が認められた場合

１．9月24日（木）の午後 5 時頃までに、状況を総合的に判断して、イベントの中止の可能性があるかどうかを、イベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。中止の可能性がある場合には、下記の判断基準を明示するとともに、最終的な結論を何日何時に公表するのか予告する。

２．9月25日（金）午前 9 時の時点でイベント所在地（以下、現地）に「集団感染（以下、クラスター）」が発令されていた場合、中止。
→9月25日（金）の午前 10 時頃までにイベントHP、主催広報、千歳市HPより告知する。

３．イベント開催後クラスター発生の場合、感染発覚より迅速に購入チケット履歴より購入者全員にクラスター発生の案内。購入者の速やかなPCR検査を促す。

イベント期間前に台風が接近中の場合

１．9月24日（木）の午後 5 時頃までに、状況を総合的に判断して、イベントの中止の可能性があるかどうかを、イベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。中止の可能性がある場合には、
下記の判断基準を明示するとともに、最終的な結論を何日何時に公表するのか予告する。

２．9月25日（金）午前 9 時の時点でイベント所在地（以下，現地）に気象庁が定める「警報」以上が発令されていた場合、中止。
理由：多くの参加者にとって、現地に移動することが極めて困難になるため。
→9月25日（金）の午前 10 時頃までにイベントHP、主催広報、千歳市HPより告知する。

３．9月26日（土）午前 7 時以降に現地が暴風・大雨・洪水圏内に入ることが予想される場合、二日とも中止。
理由：初日に合わせて前日に現地入りすることはできても、初日に警報が出ていれば開催はできない。
→9月25日（金）の午前 9 時の時点の気象予報に基づき判断し、9月25日（金）午前 10時頃までにイベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。

４．9月25日（金）・9月26日（土）には現地が暴風・大雨・洪水圏内に入らず、9月27日（日）に現地が暴風圏内に入ることが予想される場合（＝9月26日（土）までは移動可能な場合）、二日とも中止。
理由：9月27日（日）午後から暴風圏内に入ることが予想される場合でも、会場の撤収作業のことを考えると、
9月26日（土）のプログラムのみ実施することは危険を伴うため。同様に、9月27日（日）はスタッフも会場に来られないと思うので、その時間 に撤収作業をしてもらう。
→9月24日（木）午後 5 時までに、「中止の可能性がある」 旨をイベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。
開催の可否についての最終決定は、9月25日（金）午後 9 時頃までに行い、イベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。

５．9月26日（土）日中には暴風圏に入らず（暴風警報が発令せず）、夜の間に台風が通過してしまい、
9月27日（日）午前 7 時には警報が解除される見通しの場合。
→9月24日（木）午後 5 時までに、「中止の可能性がある」 旨をイベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。
開催の可否についての最終決定は、9月25日（金）午後 9 時頃までに行い、イベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。

イベント前に台風・大雨・洪水・暴風が通過することが予想される場合

６．9月25日（金）午前 9 時の時点で現地の「暴風・大雨・洪水警報」が解除されていた場合、イベントは予定通りに開催。
ただし、その他の地域からは移動が困難であることが予想される、また会場内及び移動経路内での倒木や流水などによりイベントプログラムが部分的に中止または内容変更になる可能性について9月25日（金）午前 10 時までにイベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPにて周知を行う。

７．9月24日（木）中に現地の暴風警報が解除されている場合、すべて予定通りに実施。ただし、会場内及び移動経路内での倒木や流水などの状況を判断した上で中止の可能性もありうる。
→9月25日（金）午前 10 時までにイベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPにて周知を行う。

イベント開催・中止に関するアナウンスの方法とタイミング一覧；時系列（タイムライン）で整理

A. 9月24日（木）以前：台風接近の可能性が判明した時点でイベント主催・後援・制作間で方針について再度確認。イベント開催予定に台風の影響がある旨を、速報的にイベントHPと主催広報で告知（一度）。その際、次の情報は9月24日（木）午後 5 時頃になると予告する。

B. 9月24日（木）の午後 5 時頃：台風の影響が避けられない見通しの場合、状況に応じて、
その時刻以降のイベントの全面/部分中止の判断基準を明示し、イベントHPおよびSNS、主催広報より告知する。次の情報提供は9月25日（金）午前 10 時頃と予告（午前 9 時時点の警報の有無に基づく判断）。

C. 9月25日（金）午前 10 時頃：9月25日（金）午前 9 時に現地に暴風警報が発令中
→イベントは二日間とも中止。

C-1 台風接近中の場合

9月25日（金）午前 9 時の時点でまだ現地に警報発令されていないが、9月26日（土）午前 7 時までに暴風圏内に入ることが確実視されている場合
→イベントは二日間とも中止と告知。あるいは、9月26日（土）夜以降に暴風圏内に入ることが確実視される場合、9月25日（金）の午前 9 時の時点の気象予報に基づき判断し、9月25日（金）午前 10時頃までにイベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。

C-2 台風通過後の場合

9月25日（金）午前 9 時の時点で現地の「暴風警報」が解除されていた場合、会場及び周辺の被害状況を把握した上でイベントの開催判断を告知。
ただし、その他の地域からは移動が困難であることが予想されるため、イベントプログラムが部分的に中止または内容変更になる可能性について周知。

D. 9月26日（土）の午後 5 時頃：9月27日（日）午前 7 時以降に現地が暴風圏内に入ることが確実視される場合
→9月24日（木）午後 5 時までに、「中止の可能性がある」 旨をイベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。
開催の可否についての最終決定は、9月25日（金）午後 9 時頃までに行い、イベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。

イベント（一部）中止に伴う来場客への対応

中止の決定とともに返金の案内を告知をする。
→全日程中止の場合：中止の案内とともに払い戻し実施の案内をイベントHPおよびSNSと主催広報、
千歳市HPより告知。 実施方法は9月27日（日）午後 12 時までにイベントHPに掲出する。
→一部プログラム中止の場合：プログラム中止の告知・お詫びを行い、返金は行わない。

イベント（一部）中止に伴う業者への対応

「中止可能性」の告知をすることになった時点で、業者には集団感染、台風発生の予報が出た時点で相談を開始する。
→二日前のキャンセルでは全額免除が困難と業者が主張するようであれば、二日前キャンセル時に必要となる補償額を、予め見積もってもらっておく。