開催地域でのコロナ集団感染、自然災害の影響によるイベント中止の判断基準とガイドライン

開催地域にてコロナの集団感染が認められた場合

１．開催日2日前の午後 5 時頃までに、状況を総合的に判断して、イベントの中止の可能性があるかどうかを、イベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。中止の可能性がある場合には、下記の判断基準を明示するとともに、最終的な結論を何日何時に公表するのか予告する。

２．開催日前日の午前 9 時の時点でイベント所在地（以下、現地）に「集団感染（以下、クラスター）」が発令されていた場合、中止。 →開催日前日の正午頃までにイベントHP、主催広報、千歳市HPより告知する。

３．イベント開催後クラスター発生の場合、感染発覚より迅速に購入チケット履歴より購入者全員にクラスター発生の案内。購入者の速やかなPCR検査を促す。

イベント期間前に台風・暴風雨が接近中の場合

１．開催日2日前の午後 5 時頃までに、状況を総合的に判断して、イベントの中止の可能性があるかどうかを、イベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。中止の可能性がある場合には、下記の判断基準を明示するとともに、最終的な結論を何日何時に公表するのか予告する。

２．開催日前日の午前 9 時の時点でイベント所在地（以下、現地）に気象庁が定める「警報」以上が発令されていた場合、中止。
理由：多くの参加者にとって、現地に移動することが極めて困難になるため。
→開催日前日の正午頃までにイベントHP、主催広報、千歳市HPより告知する。

３．開催初日午前 7 時以降に現地が暴風・大雨・洪水圏内に入ることが予想される場合、二日とも中止。
理由：初日に合わせて前日に現地入りすることはできても、初日に警報が出ていれば開催はできない。
→開催日前日の午前 9 時の時点の気象予報に基づき判断し、開催日前日正午頃までにイベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。

４．開催日前日・初日には現地が暴風・大雨・洪水圏内に入らず、開催2日目に現地が暴風圏内に入ることが予想される場合（＝開催初日までは移動可能な場合）、二日とも中止。
理由：開催2日目午後から暴風圏内に入ることが予想される場合でも、会場の撤収作業のことを考えると、開催初日のプログラムのみ実施することは危険を伴うため。同様に、開催2日目はスタッフも会場に来られないことが想定されるため、その時間に撤収作業を行う。
→開催前日開催前々日夕刻頃までに、「中止の可能性がある」 旨をイベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。
開催の可否についての最終決定は、開催前日午後 9 時頃までに行い、イベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。

５．開催初日 日中には暴風圏に入らず（暴風警報が発令せず）、夜の間に台風が通過してしまい、開催2日目午前 7 時には警報が解除される見通しの場合。
→開催前々日午後 5 時までに、「中止の可能性がある」 旨をイベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。
開催の可否についての最終決定は、開催前日午後 9 時頃までに行い、イベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。

イベント前に台風・大雨・洪水・暴風が通過することが予想される場合

６．開催前日午前 9 時の時点で現地の「暴風・大雨・洪水警報」が解除されていた場合、イベントは予定通りに開催。
ただし、その他の地域からは移動が困難であることが予想される、また会場内及び移動経路内での倒木や流水などによりイベントプログラムが部分的に中止または内容変更になる可能性について開催前日正午頃までにイベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPにて周知を行う。

７．開催前々日中に現地の暴風警報が解除されている場合、すべて予定通りに実施。ただし、会場内及び移動経路内での倒木や流水などの状況を判断した上で中止の可能性もありうる。
→開催前日正午頃までにイベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPにて周知を行う。

イベント開催・中止に関するアナウンスの方法とタイミング一覧；時系列（タイムライン）で整理

A. 開催前々日以前：台風接近の可能性が判明した時点でイベント主催・後援・制作間で方針について再度確認。イベント開催予定に台風の影響がある旨を、速報的にイベントHPと主催広報で告知（一度）。その際、次の情報は開催日前々日夕刻頃になると予告する。

B.開催前々日の午後 5 時頃：台風の影響が避けられない見通しの場合、状況に応じて、その時刻以降のイベントの全面/部分中止の判断基準を明示し、イベントHPおよびSNS、主催広報より告知する。次の情報提供は開催前日正午頃と予告（午前 9 時時点の警報の有無に基づく判断）。

C. 開催前日午前 10 時頃：開催前日午前 9 時に現地に暴風警報が発令中
→イベントは二日間とも中止。

C-1 台風接近中の場合

開催前日午前 9 時の時点でまだ現地に警報発令されていないが、開催初日午前 7 時までに暴風圏内に入ることが確実視されている場合
→イベントは二日間とも中止と告知。あるいは、開催初日夜以降に暴風圏内に入ることが確実視される場合、開催前日の午前 9 時の時点の気象予報に基づき判断し、開催前日正午頃までにイベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。

C-2 台風通過後の場合

開催前日午前 9 時の時点で現地の「暴風警報」が解除されていた場合、会場及び周辺の被害状況を把握した上でイベントの開催判断を告知。
ただし、その他の地域からは移動が困難であることが予想されるため、イベントプログラムが部分的に中止または内容変更になる可能性について周知。

D. 開催初日の午後 5 時頃：開催2日目午前 7 時以降に現地が暴風圏内に入ることが確実視される場合

→開催前々日午後 5 時までに、「中止の可能性がある」 旨をイベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。
開催の可否についての最終決定は、開催前日午後 9 時頃までに行い、イベントHPおよびSNS、主催広報、千歳市HPより告知する。

イベント（一部）中止に伴う来場客への対応

中止の決定とともに返金の案内を告知をする。
→全日程中止の場合：中止の案内とともに払い戻し実施の案内をイベントHPおよびSNSと主催広報、千歳市HPより告知。実施方法は開催2日目中にイベントHPに掲出する。
→一部プログラム中止の場合：プログラム中止の告知・お詫びを行い、返金は行わない。

この度、個人情報がインターネット上(Googleの検索サイト)で閲覧可能になっているとのご指摘を受け、事実関係を調査いたしましたところ、 本イベントのチケット販売業務を委託したエイベックス・デジタル(株)が運営するOFCチケットにてイベント会場運営の為に準備していたサーバーの設定 および運用上の人為的ミスにより2020年9月26日頃から一時的に、一般ユーザーがGoogleの検索サイトに該当のお客様情報を入力することにより情報照会(閲覧)ができてしまっていたことが判明いたしました。
一時閲覧可能になっていた情報は、チケット購入に関する情報であり、個人情報(氏名、住所、電話番号等)が含まれておりましたことから、 対象となる全てのお客様には、個別にメールでお詫びとご説明をさせていただいております。
お客様には、大変なご迷惑とご心配をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。

【対象のお客様】
OFCチケットにてチケットをご購入されたお客様
※「SHIKOTSUKO BLUE CAMP」公式サイトにて直接お申し込みいただいたお客様およびご購入者様よりAnyPASSアプリを利用しチケットの分配を受けたご同伴者様は対象外となります

【表示されていた情報】
氏名、住所、携帯電話番号、メールアドレス、生年月日、購入チケットの席種・券種名
※購入の際にご利用いただきました決済情報（クレジットカード情報等）は表示されておりません

【対象席種・券種】
湖畔エリアテントチケット、森林エリアテントチケット、中学生以下チケット、
キャンプ利用通し券、日帰りチケット(千歳市民、一般、中学生以下)

本件につきましてご不安な点、ご不明な点がございましたら、下記の問合せ専用窓口までご連絡をお願いいたします。

2020年「SHIKOTSUKO BLUE CAMP」問い合わせ専用窓口
メールアドレス：shikotsukobluecamp@gmail.com

これまでも個人情報取り扱い業務にあたっては、厳格な取り扱いを求め、情報管理の徹底に努めてまいりましたが、このような事象が発生したことを踏まえ、委託先の管理・監督等、更なる厳格化はかって再発防止に全力で取り組んでまいります。